Meripartiolippukunta Nuotiotyttöjen talousohje
Hyväksytty yhdistyksen sääntömääräisessä syyskokouksessa 19.11.2019
1) Koulutus- ja ohjelmatapahtumien osallistumismaksujen korvaaminen
Matkakulut ja -maksut osallistujat maksavat lähtökohtaisesti itse. Osallistumismaksut korvataan kokonaan seuraavissa tapauksissa:
- Partiojohtajaperuskurssi (edellytyksenä, että johtamistehtävä kurssiosien välillä kohdistuu omaan
lippukuntaan, ja että kurssilaisella on kurssia edellyttävä pesti lippukunnassa tai sellainen suunnitteilla) – ROK (useimmiten alueen oma kurssi) – Sampo-, Akela-, Tarpojaluotsi-, Samoajaluotsi- ja Vaeltajaluotsikoulutukset – Kipparikurssi (Saaristo- ja avomeri-) – Pelastautumiskurssi (kippareille) – Rannikkolaivurin radioliikennetodistus (SRC) kipparikurssin yhteydessä. Lippukunta maksaa
kurssin, mutta jos osallistuja ei pääse loppukokeesta läpi, osallistujan tulee maksaa itse mahdollinen kertaus. – Partiotaitokilpailukurssi – Muonituskurssi (jos kurssilainen sitoutuu osallistumaan vähintään kahden lippukunnan
tapahtuman muonitukseen) – Muut pestisidonnaiset koulutukset
Maksuista korvataan puolet seuraavissa tapauksissa: - Ensiapukurssit – Veneenohjaajakurssi – Partiokouluttajakurssi
Muut tapahtumat: - KoGi-kurssi: kurssin hinnasta korvataan osallistujalle 75% (edellytyksenä, että kehittämistehtävä
kohdistuu omaan lippukuntaan). – Meripartio- ja Sisujohtajapäivät: tapahtumiin korvataan enintään kahden henkilön osallistuminen
kokonaan. Jos osallistujia on enemmän kuin kaksi, kahden henkilön osallistumismaksujen suuruinen summa jaetaan kaikkien osallistujien kesken. – Muita Lounais-Suomen Partiopiirin ohjelma- ja koulutustapahtumia varten koulutusvastaava
valmistelee koulutusten korvattavuusehdotuksen ja esittelee sen partiojohtajaneuvostolle. Ehdotus hyväksytään tarvittavin muutoksin ja julkaistaan lippukuntalaisten saataville hyvissä ajoin ennen tapahtumien viimeistä ilmoittautumispäivää. Sama menettely tehdään tarvittaessa Suomen Partiolaisten järjestämille tapahtumille. - Alueen yhteisillä ROK-kursseilla toimivien kouluttajien kurssimaksut korvataan myös
kokonaisuudessaan.
Muiden kuin edellä mainittujen kurssien ja koulutustapahtumien osallistumismaksut osallistuja maksaa lähtökohtaisesti itse. Epäselvissä korvaustapauksissa lippukunnan hallitus käsittelee asiat tapauskohtaisesti.
2) Partiotaitokisamaksujen korvaaminen
Matkakulut ja -maksut osallistujat maksavat lähtökohtaisesti itse. Lippukunta korvaa nuotiotyttöjen osallistumismaksut ja mahdolliset yhteiskuljetusmaksut Lounais-Suomen Partiopiirin ja Suomen Partiolaisten partiotaitokilpailuihin, kaupungintuntemuskilpailuihin tai suunnistuskilpailuihin. Samassa vartiossa kilpailevilta muiden lippukuntien edustajilta peritään heidän osuutensa kisamaksusta (taloudenhoitaja laskuttaa). Jos nuotiotytöt kisaavat muiden lippukuntien nimissä, osallistumismaksut korvataan heidän osaltaan. Partiotaitokilpailujen jälki-ilmoittautumismaksusta lippukunta korvaa puolet.
3) Lippukunnan tapahtumien osallistumismaksut ja tilitys
Lippukunnan retkien osallistumismaksut: - pe-su -retki 30 euroa – la-su -retki 25 euroa – Päiväretki kulujen mukaan
Lippukunnan tapahtumat tilitetään taloudenhoitajalle kuukauden kuluessa tapahtuman päättymisestä erillisen kaavakkeen avulla (Liite 1). Tilityksen tekee tapahtuman johtaja. Lippukunnan tapahtumat suunnitellaan siten, että osallistumismaksuilla katetaan kaikki aiheutuvat kulut ilman ylijäämää. Mikäli tällaiseen ”nollatulokseen” ei päästä, keskustellaan tapahtumaa seuraavassa partiojohtajaneuvoston kokouksessa, kuinka tilanteessa toimitaan.
Lippukunnan purjehdusten osallistumismaksut: - Iltapurjehdus maksuton – Päiväpurjehdus 10 euroa – Viikonloppupurjehdus 30 euroa
4) Avustuksen hakeminen osallistumismaksuihin
Kaikkien tapahtumien osallistumismaksuihin on mahdollista hakea avustusta, joiden myöntämisestä hallitus tekee päätökset. Avustusta on mahdollista hakea 50% tai 100% tapahtuman osallistumismaksusta. Hallitus katsoo tapauskohtaisesti, onko hakija oikeutettu koko summan korvaukseen vai ainoastaan puolikkaaseen. Lippukunta voi tarvittaessa pyytää lisäselvityksiä liittyen hakijan taloudelliseen tilanteeseen. Avustuksia maksetaan lippukunnan taloudellisen tilanteen mukaan. Käyttämättä jäänyt osuus avustuksesta voidaan
periä lippukunnan toimesta takaisin jos lääkärintodistusta ym. pätevää syytä ei toimiteta. Kaikki avustushakemukset sekä niihin liittyvät dokumentit ja selvitykset käsitellään luottamuksellisesti lippukunnan hallituksen toimesta.
Tapahtumien johtajat ovat velvollisia kertomaan osallistujille avustuksenhakumahdollisuudesta ja antamaan ohjeet avustuksen hakemiseen: vapaamuotoiset hakemukset lähetään sähköpostitse kolme viikkoa ennen tapahtuman alkua osoitteeseen puheenjohtaja@nuotiotytot.fi, kesäajalle sijoittuvien tapahtumien hakemukset tulee lähettää partioparaatiin (toukokuun alussa) mennessä.
5) Matkakorvaukset
Matkakorvauksia maksetaan lähtökohtaisesti retkien osalta vain välttämättömistä ajoista, esimerkiksi tavaroiden kuljettamisesta leirille ja leiriltä pois (turvallisuussyistä yksi henkilöauto käytettävissä retkillä ja leireillä). Edullisinta kulkuneuvoa (yhteiskuljetukset, julkiset kulkuneuvot) käytetään aina ensisijaisesti. Matkakorvaukset on sisällytettävä tapahtuman budjettiin. Matkakorvauksen määrä:
Oman auton käytöstä 0,14 euroa/km + peräkärrystä 0,07 euroa/km + lisämatkustajasta 0,02 euroa/hlö/km
6) Johtajien osallistumismaksut retkillä ja leireillä
Lippukunnan retkien ja leirien vastuullisen johtajan sekä yhden muonittajan osallistumismaksu korvataan kokonaan. Tapahtumaan osallistuvat samoajat ja sitä vanhemmat partiolaiset maksavat tapahtumien osallistumismaksusta puolet, koska he toimivat tapahtumissa lähtökohtaisesti johtajatehtävissä. Sisujohtajien retki- ja leirimaksut korvataan sisumäärärahoista tapauskohtaisesti, yleensä täysimääräisesti.
Lippukunnan ja alueen omilla kursseilla kouluttajat eivät lähtökohtaisesti maksa osallistumismaksua. Purjehduksilla kippari ja försti maksavat puolet osallistumismaksusta, muut mukana olevat johtajaikäiset maksavat purjehduksista koko osallistumismaksun.
7) Lippukunnalle tehtyjen hankintojen aiheuttamat kulut
Lippukunnalle tehtyjen hankintojen aiheuttamat kulut korvataan hankintojen tekijälle. Jotta hankinta voidaan korvata, tulee maksutositteen yhteydessä palauttaa täytetty korvauslomake (Liite 1), joita on saatavilla kolon toimistossa. Yli 200 euron hankinnoista tulee etukäteen neuvotella hallituksen kanssa.
8) Lippukunnan tapahtumien peruutusohjeet
Peruutusohje on voimassa, ellei toisin ilmoiteta: etenkin leirien peruutusohjeet voivat poiketa tästä ohjeesta. Lounais-Suomen Partiopiirin ja Suomen Partiolaisten tapahtumilla on omat peruutusohjeensa. Alla olevan ohjeen voi kopioida suoraan retkikirjeeseen:
”Peruutukset tehdään aina tapahtuman johtajalle / vastuuhenkilölle. Osallistumismaksua ei laskuteta, jos peruutus johtuu sairaudesta tai vastaavasta ja osallistuja toimittaa lääkärin/hoitajan tai alaikäisen huoltajan laatiman todistuksen tapahtuman johtajalle kahden viikon kuluessa tapahtumasta. Osallistumismaksua ei laskuteta, jos peruutuksesta ilmoitetaan viimeiseen ilmoittautumispäivään mennessä. Osallistumismaksu laskutetaan kokonaan jos peruutusta ei tule lainkaan, se tulee liian myöhään, tai ilmoittautuja ei löydä itselleen sijaista.”
9) Ikäkausi- ja ryhmäkohtaiset talousohjeet
Sudenpennut
Sudenpentulaumoilla ei ole erillisiä tilejä tai käteiskassoja, vaan sudenpentujen rahoja säilytetään lippukunnan tilillä. Sudenpentulaumojen toimintaan käytettävissä oleva rahasumma määritetään aina toimintakaudeksi kerrallaan. Päätöksen rahasumman suuruudesta tekee lippukunnan hallitus. Ryhmien johtajat pitävät itse kirjaa menoistaan ja toimittavat kuitit tilityskaavakkeineen taloudenhoitajalle. Lopulliset kirjanpidot toimintakauden menoista toimitetaan 1.6. mennessä ikäkausivastaavalle.
Sudenpentujen retkillä sovelletaan ohjeita lippukunnan retkien johtajamaksuista. – Sudenpentukilpailuihin kuljettaessa pentueen saattajana toimivan johtajan (max. 2 johtajaa per pentue) osallistuminen mahdolliseen yhteiskuljetukseen korvataan lippukunnan toimesta. – Esimerkiksi lippukuntapäivässä järjestettävien akelavihjarien mahdolliset osallistumis- ja materiaalimaksut korvataan lippukunnan budjetista.
Seikkailijat
Venekuntien isot rahat säilötään lippukunnan tilillä. Tarvittaessa venekunnat saavat ”nostaa” lippukunnan tililtä omaa rahaansa omiin käyttötarkoituksiinsa. Jokaisella venekunnalla on lisäksi oma käteiskassa ja oma kirjanpito, joiden avulla hoidetaan pienemmät kokouksiin ja retkiin liittyvät menot. Venekuntien on mahdollista tehdä varainhankintatapahtumien jälkeen ”talletuksia” lippukunnan tilille. Toimintakauden kirjanpidot toimitetaan ikäkausivastaavalle 1.6. mennessä.
Tarpojat
Venekuntien isot rahat säilötään lippukunnan tilillä. Tarvittaessa venekunnat saavat ”nostaa” lippukunnan tililtä omaa rahaansa omiin käyttötarkoituksiinsa. Jokaisella venekunnalla on lisäksi oma käteiskassa ja oma kirjanpito, joiden avulla hoidetaan pienemmät kokouksiin ja retkiin liittyvät menot. Venekuntien on mahdollista tehdä varainhankintatapahtumien jälkeen ”talletuksia” lippukunnan tilille. Toimintakauden kirjanpidot toimitetaan ikäkausivastaavalle 1.6. mennessä.
Samoajat
Ikäkausiryhmien isot rahat säilötään lippukunnan tilillä. Tarvittaessa samoajaryhmien saavat ”nostaa” lippukunnan tililtä omaa rahaansa omiin käyttötarkoituksiinsa. Jokaisella samoajaryhmällä on lisäksi oma käteiskassa ja oma kirjanpito, joiden avulla hoidetaan pienemmät kokouksiin ja retkiin liittyvät menot. Samoajaryhmien on mahdollista tehdä varainhankintatapahtumien jälkeen ”talletuksia” lippukunnan tilille. Toimintakauden kirjanpidot toimitetaan ikäkausivastaavalle 1.6. mennessä.
Vaeltajat
Ikäkausiryhmien isot rahat säilötään lippukunnan tilillä. Tarvittaessa vaeltajaryhmien saavat ”nostaa” lippukunnan tililtä omaa rahaansa omiin käyttötarkoituksiinsa. Jokaisella vaeltajaryhmällä on lisäksi oma käteiskassa ja oma kirjanpito, joiden avulla hoidetaan pienemmät kokouksiin ja retkiin liittyvät menot. Vaeltajaryhmien on mahdollista tehdä varainhankintatapahtumien jälkeen ”talletuksia” lippukunnan tilille. Toimintakauden kirjanpidot toimitetaan ikäkausivastaavalle 1.6. mennessä.
Aikuiset
Aikuisten rahat säilötään ikäkauden omassa käteiskassassa, jonka säilytyksestä vastuu on aikuisvenekunnan jäsenillä. Aikuisvenekunta tekee oman kirjanpitonsa ja toimittaa toimintakauden kirjanpitonsa taloudenhoitajan tarkistettavaksi pyydettäessä. Aikuisvenekunnan on myös mahdollista tehdä tarvittaessa ”talletuksia” ja nostoja lippukunnan tilille.
Sisut
Nuotiotyttöjen sisuryhmien rahoja varten on oma tili, jossa rahoja säilötään, ja jolle seurakunnan mahdollinen toiminta-avustus maksetaan. Sisuryhmien johtajat sopivat keskenään, miten raha käytetään. Sisuryhmät pitävät itse omista rahoistaan kirjanpitoa ja kirjanpidosta ovat vastuussa ryhmien johtajat. Toimintakauden kirjanpito toimitetaan taloudenhoitajan tarkistettavaksi pyydettäessä. Sisujohtajien retki- ja leirimaksut korvataan sisumäärärahoista tapauskohtaisesti, yleensä täysimääräisesti. Sisujen Kurnun Kierros -kilpailun osallistumismaksut korvataan lippukunnan budjetista, ei sisumäärärahoista.
10) Koulutusaluksen rahaliikenne ja hankinnat
Lippukunnan koulutusaluksella on käytössä pieni käteiskassa, jonka kirjanpidosta huolehtivat aluksen päälliköt ja kipparit. Purjehduskohtainen kirjanpito toimitetaan taloudenhoitajalle purjehduskauden päätyttyä. Purjehdusten osallistumismaksut maksetaan pääsääntöisesti lippukunnan pankkitilille, osa maksuista tapahtuu kuitenkin vielä käteisellä.
Koulutusaluksella on olemassa oma pankkikortti, jonka käyttöoikeus on aluksen päälliköllä. Aluksen menot, kuten polttoainekustannukset pyritään maksamaan ensisijaisesti korttia käyttäen. Hankintoja voidaan tehdä kuitenkin myös käteismaksulla, jolloin maksettu summa korvataan hakijalle lippukunnan tililtä.
Aluksen päälliköillä on oikeus tehdä välttämättömiä hankintoja ennalta-arvaamattoman tilanteen niin vaatiessa summasta riippumatta. Tällaisista hankinnoista tiedotetaan hallitukselle heti tilanteen salliessa.